Wie ich eine FM-Ausschreibung optimal vorbereite

Das Ausschreiben und Vergeben von FM-Services stellt eine Facility Management- oder Gebäudemanagement-Abteilung oft vor großen Herausforderungen. Die Facility Services werden üblicherweise für eine Laufzeit von mehreren Jahren (meist 3 bis 5 Jahre) vergeben. Die Ausschreibung dauert, je nach Komplexität, zwischen 6 und 12 Monate. Eine FM-Ausschreibung gehört daher nicht zum “Tagesgeschäft” der Abteilung – sie bildet ein Projekt. 

Damit eine FM-Ausschreibung die gewünschten Ziele erreicht – meistens die Kosten zu senken und die Dienstleistungsqualität zu erhöhen – ist die optimale Vorbereitung umso wichtiger. Das Ausschreibungskonzept ist ein wichtiges Tool zur Vorbereitung einer FM-Ausschreibung. 

Hier lesen Sie die Vergabe von FM-Services in 4 Schritte.

Was ist ein Ausschreibungskonzept?

Das Ausschreibungskonzept beinhaltet eine geeignete Strategie zur Vergabe der FM-Dienstleistungen. Weiterhin wird auch die Vorgehensweise, die Projektbeteiligten und die Zuständigkeiten im Ausschreibungsprojekt beschrieben. Der Projektzeitplan mit Meilensteinplanung ist ebenfalls Bestandteil eines Ausschreibungskonzepts. 

Das Ausschreibungskonzept ist somit der Leitfaden für das Ausschreibungsprojekt. 

Welche Inhalte hat ein Ausschreibungskonzept?

Aber wie erstelle ich am besten ein Ausschreibungskonzept? Ich nutze dafür das Programm MindManager von Mindjet. Das Programm bietet mir die Möglichkeit, alle wichtigen Inhalte, Absprachen und Rahmenbedingungen des Ausschreibungsprojektes übersichtlich zusammenzufassen. 

Im Wesentlichen beinhaltet ein Ausschreibungskonzept die folgenden Inhalte:

1. Grundlagen und Leistungsumfang:
   Zunächst werden die Objekte, für die die FM-Services Vergeben werden sollen, kurz beschrieben. Das bietet allen Projektbeteiligten einen schnellen und guten Überblick über die Charakteristiken der Gebäude.
   Anschließen wird festgelegt, welche Leistungen überhaupt vergeben werden sollen. Hier kann man sich beispielsweise an den Leistungen der DIN 32736 orientieren. Empfehlenswerter ist jedoch eine Gliederung an dem Standardleistungsverzeichnis der GEFMA. Das Standardleistungsverzeichnis der GEFMA bietet mit dem Mustervertrag eine sehr gute und praktikable Grundlage für eine FM-Ausschreibung. Auch die großen FM-Dienstleister (WISAG, Apleona, etc.) orientieren sich an diesen Unterlagen.
2. Bestandsdaten:
   Der Zustand und die Verfügbarkeit der aktuellen Bestandsdaten, also Anlageninformationen, Informationen zu Bauteilen, Dokumente, etc., sollten in diesem Punkt analysiert und festgehalten werden.  
3. Ausschreibungsverfahren:
   In diesem Punkt werden die Rahmenbedingungen für den Ablauf der Ausschreibung festgelegt. Welches Vergabeverfahren soll gewählt werden? Öffentliches Verfahren oder nicht-öffentliches Verfahren? Soll im Vorfeld ein Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden? Werden besondere Anforderungen an die Bieter gestellt? Wie viele Bieter sollen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden? – All diese Fragen sollten in diesem Punkt geklärt werden.
4. Ausschreibungsunterlagen:
   Wie im Punkt 1. bereits erwähnt, bietet das Standardleistungsverzeichnis eine sehr gute Grundlage für die Ausschreibung. Dennoch sollten einige Punkte individuell angepasst werden wie bspw. Zyklen der Leistungserbringung oder Personalanforderungen. 
5. Angebotsphase:
   In diesem Punkt regelt man den Ablauf während der Angebotsphase. Sollen den Bietern ein Datenraum für zusätzliche Informationen angeboten werden? Findet eine Objektbegehung statt? Wenn ja, wann soll diese sein? Wie wird mit Bieterfragen umgegangen? – All das sind Punkte, die es im Vorfeld zu klären gilt.
6. Start-Up-Phase:
   Nach erfolgter Ausschreibung und neuen Vergabe der FM-Services wird dem neuen Dienstleister eine Einarbeitungszeit, die sogenannte Start-Up-Phase, eingeräumt. Vor der Ausschreibung sollte daher die Dauer der Start-Up-Phase festgelegt werden.   
7. Projektorganisation:
   Ein ganz wichtiger Punkt im Ausschreibungskonzept ist die Projektorganisation. In diesem Punkt werden die Zuständigkeiten definiert. Zu den wichtigsten Fragestellungen zählen: Welche Abteilungen sind beteiligt? Wird ein Justiziar benötigt? Wird ein Berater eingeschaltet?
   Weiterhin werden auch Rahmentermine, die sogenannten Meilensteine, definiert. Im Fokus stehen hier der Dienstleistungsbeginn, die Fertigstellung der Ausschreibungsunterlagen, der Angebotseingang (die Submission) sowie der Zeitraum für die Bietergespräche.
   Anhand der Meilensteine und der Zuständigkeiten kann anschließend ein detaillierter Projektplan erstellt werden. 

Wichtige, zu klärende Punkte in einem Ausschreibungskonzept

Die oben genannten Punkte werden im nächsten Schritt weiter untergliedert. Meine Ausschreibungskonzept (die Mindmap) sieht jetzt in etwa wie folgt aus:

In der gesamten Ausschreibungsvorbereitung orientiere ich mich an einer Checkliste mit den wichtigsten Fragen zu den einzelnen Punkten. Die Ergebnisse der Checkliste trage ich anschließend in mein MindManager-Ausschreibungskonzept ein. Dies geschieht entweder als weiterer Ast zu der Gesamtstruktur oder als Notiz zu einem Ast. Auch zusätzliche Dokumente oder Anmerkungen füge ich dem Konzept hinzu.

In der Regel bildet das MindManager-Dokument auch mein fertiges Ausschreibungskonzept. Somit habe ich alle wesentlichen Punkte während des Ausschreibungsprojektes stets übersichtlich vor Augen. Das Ausschreibungskonzept als Word-Dokument ist oft sehr unübersichtlich. Während der Ausschreibung, beispielsweise beim erstellen der Leistungsbeschreibung, muss man oft lange nach den gesuchten Informationen suchen.

Mein Ausschreibungskonzept sieht nach der Bearbeitung in etwa wie folgt aus:

Mich würde interessieren, wie Ihr eine Ausschreibung vorbereitet? Nutzt ihr eine Checkliste? Wie erstellt ihr das Ausschreibungskonzept? Schreibt mir gerne in die Kommentare.

Downloads

Hier bekommt ihr mein MindManager-Ausschreibungskonzept im .mmap Format sowie als HTML-Version:

Meine Checkliste steht hier zum Download bereit:

Quelle Titelbild: pixabay.com