Planungs- und baubegleitendes Facility Management in der Praxis (Teil 1)

Die Corona-Pandemie hat uns alle in den letzten Monaten schwer getroffen. Sie hat unsere bisherige Arbeitswelt komplett auf dem Kopf gestellt. Home-Office statt morgens ins Büro fahren und Videokonferenzen statt persönliche Meetings sind nur zwei Änderungen. Aus der Sicht des Facility Managements ist dabei ein Punkt sehr deutlich geworden: Immobilien müssen flexibler werden. Wir haben gesehen, wie schnell sich Situationen ändern können. Durch planungs- und baubegleitendes Facility Management rückt der gesamte Lebenszyklus einer Immobilie in den Vordergrund. Bereits in der Konzeptions- und Planungsphase einer Immobilie wird der spätere Gebäudebetrieb betrachtet und optimiert.

Warum dies Sinnvoll ist, habe ich bereits in einem Beitrag zusammengefasst. (Hier lesen)

Handlungsfelder

Die Anwendung von planungs- und baubegleitendem FM stellt viele Unternehmen aber noch vor großen Herausforderungen. Viele wissen gar nicht so recht, in welche Handlungsfelder das Facility Management im Planungs- und Bauprozess eingreifen sollte. Dazu habe ich eine kleine Beitragsserie verfasst, welche aus drei Teilen bestehen wird und vier Handlungsfelder beschreibt. Zusätzlich gehe ich auch auf die Rolle des Facility Managers im Planungs- und Bauprozess ein.

Für die Umsetzung des planungs- und baubegleitenden Facility Management lassen sich die folgenden vier Handlungsfelder definieren:

1. Der optimale Bearbeitungsschwerpunkt des planungs- und baubegleitendem FM liegt in einer frühen Projektphase der Gebäudeerrichtung, mit dem Ziel ein bewirtschaftungsgerechtes Gebäude zu erstellen. (Teil 1)
2. Die Planung der Bewirtschaftung mit einer rechtzeitigen Bereitstellung der Facility Management-Organisation stellt ein weiteres Handlungsfeld des planungs- und baubegleitendem FM dar. (Teil 1)
3. Um die Lebenszykluskosten zu lenken, ist eine frühe Einflussnahme unter Berücksichtigung der zukünftigen Nutzungskosten notwendig. (Teil 2)
4. Das Informationsmanagement wird frühzeitig definiert und sorgt für bewirtschaftungsgerechte Daten und Informationen. (Teil 2)

Optimierung des Gebäudes aus Sicht der Bewirtschaftung

Im planungs- und baubegleitendem Facility Management werden die Anforderungen von Betrieb und Bewirtschaftung bereits in der Planung mit der Gestaltung des Gebäudes abgestimmt. Ziel ist eine wertstabile und flexibel nutzbare Immobilie, da diese eine hohe Nutzungsqualität aufweisen. Sie sind anpassungsfähig, ressourcenschonend im Betrieb und weisen günstige Gebäudenutzungskosten auf. 

Das planungs- und baubegleitende FM erfolgt vom Groben ins Feine. Es erfolgt also eine Detaillierung im fortschreitenden Planungsverlauf. Hierdurch wird sichergestellt, dass rechtzeitig und phasengerecht auf die relevanten Themen geachtet und diese mit angemessenem Aufwand bearbeitet werden. Die Themen ergeben sich aus dem parallel zur Bauplanung zu erstellenden Betriebs- und Betreiberkonzepts. Daraus leiten sich auch die Vorgaben und Anforderungen für die Optimierung des Gebäudes aus Sicht der Gebäudebewirtschaftung ab. Die FM-gerechte Bauplanung berücksichtigt dabei nicht nur die Bedürfnisse des Eigentümers, sondern auch die der Nutzer. Um Optimierungen aus einer ganzheitlichen Sicht in das Projekt mit einzubringen, ist eine intensive Abstimmung mit der Betriebsplanung des Nutzers notwendig.

Diese Abstimmung bringt nachfolgende Vorteile für die zukünftige Nutzungsphase:

• Nutzerbedürfnisse werden erfüllt
• Prozesse, Material- und Personalflüsse sind mit dem Gebäude abgestimmt
• Nutzungsflexibilität und Werterhaltung für den Eigentümer sind verbessert
• Bewirtschaftung ist effizient durchführbar
• Lebenszykluskosten und Ressourcenverbräuche sind optimiert
• Materialien und Zugänglichkeiten für Reinigung und Instandhaltung sind überprüft

Planung der Bewirtschaftung

Betriebskonzept und Betrieberkonzept

Neben der Optimierung des Gebäudes ist die Planung des künftigen Gebäudebetriebs eines der Kernaufgaben im planungs- und baubegleitendem Facility Management. In den Phasen der Gebäudeplanung steht die Entwicklung eines Betriebskonzepts im Vordergrund. Das Betriebskonzept definiert den Nutzerbedarf bezogen auf das Kerngeschäft und bildet somit die Grundlage für den späteren Gebäudebetrieb. Im weiteren planungsverlauf erfolgt auf Basis des Betriebskonzepts die Entwicklung eines objektspezifischen Betreiberkonzepts. Das Betreiberkonzept enthält strategische und operative Entscheidungen und Angaben für den späteren Gebäudebetrieb. Die unten stehende Grafik veranschaulicht die Inhalte der oben genannten FM-Konzepte: 

Als Grundlage der FM-Konzepte können die Prozess- und Leistungsbeschreibungen der GEFMA Richtlinie 100-2 “Facility Management – Leistungsspektrum” herangezogen werden. 

FM-Services ausschreiben

Die Ausschreibung und Vergabe von FM-Services stellt eine weitere Aufgabe bei der Planung der Bewirtschaftung dar. Die Leistungen im infrastrukturellen Gebäudemanagement wie bspw. Reinigungsleistungen, Sicherheitsdienste und Empfangsdienste können auf Basis der Ausführungsplanung erstellt werden. In dieser Planungsphase sind alle kalkulationsrelevanten Daten vorhanden. Somit können potenzielle Dienstleister ihre Leistungen bedarfsgerecht kalkulieren. Der Vorteil der frühen Vergabe liegt darin, dass sich die Dienstleister optimal auf die Leistungserbringung vorbereiten können.

Die Ausschreibung und Vergabe für die technischen FM-Services wie bspw. Instandhaltungsleistungen (Wartung, Inspektion, Instandsetzung, Verbessern) stellt sich etwas anders dar. Üblicherweise werden diese Leistungen an die jeweiligen Errichterfirmen vergeben um den Garantieanspruch zu wahren. Jedoch müssen die Wartungsleistungen nicht zwingend durch die Errichterfirma ausgeführt werden. Sie können auch durch eigenes Personal oder durch einen dritten (FM-)Dienstleister ausgeführt werden. 

Aus meiner Erfahrung als FM-Berater kann ich sagen, dass die Wartungsleistungen, die von den Errichterfirmen ausgeführt werden, teilweise doppelt so hohe Preise aufweisen, wie vergleichbare Preise von FM-Dienstleistern. Ich empfehle daher, die Wartungsleistungen in extra Lose, getrennt von den Errichtungs-Leistungsverzeichnissen auszuschreiben. Somit müssen die Errichterfirmen Ihre Leistungen und Wettbewerbsbedingungen anbieten.

Die Ausschreibung der Leistungen im technischen Gebäudemanagement erfolgt ebenfalls auf Basis der Ausführungsplanung. Zu diesem Zeitpunkt stehen alle kalkulationsrelevanten Daten zur Verfügung.

Für die Ausschreibung der FM-Services kann auf das Standard-Leistungsverzeichnis der GEFMA zurückgegriffen werden. Hier kannst du nochmal nachlesen, wie ich eine Ausschreibung durchführe.

Hier geht es zu Teil 2 dieser Beitragsserie.

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Quelle Titelbild: pixabay.com