Planungs- und baubegleitendes Facility Management in der Praxis (Teil 3)

Im letzten Teil der Beitragsserie planungs- und baubegleitendes Facility Management in der Praxis geht es um die Rolle des Facility Managers im Planungs- und Bauprozess. Der Facility Manager ist für die Umsetzung der vier Handlungsfelder, welche in Teil 1 und Teil 2 dieser Beitragsserie beschrieben wurden, verantwortlich.

Die Rolle des Facility Managers …

… während der Konzeption

Der Einsatz eines Facility Managers sollte so frühzeitig und so eindeutig wie möglich erfolgen. Nur so lassen sich die vollen Potenziale der Betriebs- und Gebäudeoptimierung ausschöpfen. Der Facility Manager kann durch eine Fachperson aus der eigenen Stammorganisation und/oder durch einen externen Berater besetzt werden. Beides bietet Vor- und Nachteile. Ein eigener Mitarbeiter kennt die internen Prozesse und weiß, auf welche Punkte es im Gebäudebetrieb ankommt. Ein externer Berater erkennt mögliche Schwachstellen im Betrieb und bietet direkt Optimierungsvorschläge an.

Das Aufgaben- und Leistungsspektrum sowie das Rollenverständnis sind bei Projektbeginn eindeutig zu klären. In der Konzeptionsphase (in Anlehnung an GEFMA 100-2) geht es darum, (Nutzer-)Bedürfnisse, Ziele und Rahmenbedingungen für das Bauprojekt zu definieren sowie die Lösungsstrategie festzulegen. Für den Facility Manager lassen sich daraus die folgenden Ziele ableiten:

• Die Grundlage für die Prüfung des Nutzerbedarfs aus Sicht der Bewirtschaftung liegen vor;
• Die Sicht der Bewirtschaftung ist in den Zielen und Rahmenbedingungen des Projektes enthalten und
• Die Erkenntnisse aus Sicht der Bewirtschaftung sind in die Lösungsstrategien eingeflossen.

Durch die Bewirtschaftungssicht bringt der Facility Manager zusätzliche Grundlagen, Erkenntnisse und Lösungsansätze in die Prüfung des Nutzerbedarfs und Entwicklung der Lösungsstrategie ein. Diese Hinweise sind sowohl für den Immobilieneigentümer wie auch dem Gebäudenutzer hinsichtlich einer künftigen Lösung wertvoll. Für eine effiziente und effektive Bewirtschaftung des künftigen Gebäudes ist eine klare Abgrenzung der Rollen und Leistungen in der Konzeptionsphase entscheidend.

… während der Planung

In der Planungsphase (in Anlehnung an die GEFMA Richtlinie 100-2) wird die Gebäudeplanung soweit vorangetrieben, dass das Bauprojekt hinsichtlich Kosten, Wirtschaftlichkeit und Terminen definiert und optimiert ist. Für den Facility Manager lassen sich daraus die folgenden Ziele ableiten:

• Für alle Festlegungen und Entscheidungen bei der Weiterentwicklung des Bauwerks sind die Auswirkungen auf die Bewirtschaftung transparent ausgewiesen und dem Bauherrn bekannt;
• Das Bauprojekt ist hinsichtlich der Lebenszykluskosten optimiert;
• Die im Rahmen der Projektierung erstellen Daten und Dokumente sind so aufgebaut, dass sie für die Bewirtschaftung ohne großen Aufwand übernommen werden können;

In dieser Phase können diverse Gebäudesimulationen hilfreich sein. Zum Beispiel können Energie-Simulationen den Sonnenverlauf über das Jahr simulieren. Hierdurch können Heiz- und Kühllasten sowie Beleuchtungskonzepte erarbeitet werden. Weiterhin können Computersimulationen hinsichtlich der Gebäudelogistik durchgeführt werden um Personen- und Warenflüsse im Gebäude zu optimieren. Mit den gewonnenen Erkenntnissen lassen sich anschließend verschiedene Planungsvarianten für Anlieferung, Zutrittskontrollen und Aufzüge erstellen.

… während der Errichtung

In der Errichtungsphase (Phase 3 nach GEFMA 100-2) wird das Gebäude errichtet. Der Facility Manager sorgt dafür, dass die FM-Organisation in der Lage ist, dass Gebäude und die technischen Anlagen termingerecht zu übernehmen und die Dienstleistungen in der gewünschten Qualität zu erbringen. Vorher unterstützt der Facility Manager den Bauherren und die Fachplaner bei der Planung der verschiedenen Inbetriebnahmen und Abnahmen.

Zu den Aufgaben des Facility Manager zählen in dieser Phase unter anderem:

• Der Facility Manager koordiniert mit dem Planerteam die Übergabe an den zukünftigen Betreiber bzw. mit der FM-Organisation;
• Weiterhin koordiniert der Facility Manager die Übernahme aller für die Bewirtschaftung relevanter Daten und Dokumente;
• Er überprüft die die Einhaltung der in der Planungsphase definierten Anforderungen an den Gebäudebetrieb.

Wichtig bei der Inbetriebnahme ist, dass alle Tests unter möglichst realen Rahmenbedingungen und Voraussetzungen stattfinden, damit die Testergebnisse die richtigen Rückschlüsse auf die Bewirtschaftung zulassen.

Wie die Erfahrung bereits gezeigt hat, bietet eine gut geplante und organisierte Inbetriebnahme viele Vorteile. Üblicherweise entsteht bei der Übergabe des Gebäudes der größte Informationsverlust. Dieser lässt sich minimieren, wodurch kostenintensive und zeitaufwändige Nacherfassungen vermieden werden.  

Zusammenfassung

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Quelle Titelbild: pixabay.com