5 Tipps zur erfolgreichen Einführung eines CAFM-Systems

Ein CAFM-System ist die Grundvoraussetzung für ein professionelles Facility Management. Doch viele Unternehmen, besonders kleine und mittelständische Unternehmen, sowie Einrichtungen des öffentlichen Dienstes scheuen den Aufwand ein CAFM-System einzuführen. Wie in einem früheren Beitrag erläutert ist der Nutzen eines CAFM-Systems groß. (Hier geht’s zum Beitrag)

Der Aufbau und die Einführung ist nicht mit der Beschaffung einer CAFM-Software gleichzusetzen. Vielmehr ist das CAFM-System eine Komplettlösung, welche die gesamte FM-Organisation betrifft. Mit Hilfe des CAFM-Systems werden die Facility Management Prozesse unterstützt. Weiterhin bildet das CAFM-System Schnittstellen zu anderen Systemen, wie beispielsweise die Gebäudeleittechnik (GLT).

Roter Faden einer CAFM-Einführung

Zur Einführung einer CAFM-Software hat sich ein Stufenplan etabliert, der mindestens die folgenden vier Schritte enthält:

• Konzeption
• Produktauswahl
• Implementierung
• Systemnutzung und Weiterentwicklung

Die Roadmap bildet den roten Faden für eine erfolgreiche CAFM-Einführung. In meiner Tätigkeit als FM-Berater habe ich mehrere Unternehmen und Kommunen bei der Einführung eines CAFM-Systems unterstützt. Aus dieser Erfahrung möchte ich euch fünf Tipps mit an die Hand geben.

Tipp 1: Projektteam aus verschiedenen Abteilungen bilden

Die CAFM-Einführung ist ein komplexes Projekt. Daher ist es wichtig, ein kompetentes Projektteam zu bilden. Wichtig ist die Ernennung eines Projektleiters und dessen Stellvertreters. Diese Personen sind mit den nötigen Handlungsvollmachten auszustatten. Außerdem sollten sie Know-How im Bereich Projektmanagement und Facility Management mitbringen. 

Das Hinzuziehen eines unabhängigen FM-Beraters kann ebenfalls nützlich sein. Dieser bringt meistens das nötige FM- und Projekt-Know-How mit. Außerdem kann ein Berater die Rolle eines Moderator übernehmen. 

Das Projektteam sollte dann aus Akteuren der unterschiedlichen Abteilungen sein. So sind bspw. Mitglieder aus den Abteilungen technisches-, infrastrukturelles- und kaufmännisches- Facility Management hinzuzuziehen. Weiterhin sollte die Planungs- und Bauabteilung und die IT-Abteilung mit einbezogen werden. 

Es ist auch sinnvoll, an bestimmten Stellen im Projekt die zukünftigen Anwender des CAFM-Systems mit einzubeziehen. So schafft ihr eine Akzeptanz bei dem Nutzer, weil er sich “mitgenommen” fühlt.  

Tipp 2: Unternehmensleitung mit einbeziehen

Die Unternehmensleitung sollte von Anfang an mit in das Projekt einbezogen werden. Es ist wichtig, dass die Leitung eine Akzeptanz für das Projekt aufbaut. Schließlich geht es um die Reduzierung von Kosten, die Verbesserung von Qualitäten und die Steigerung der Zufriedenheit der Mitarbeiter. All das trägt zur strategischen Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens bei. 

Weiterhin sorgt die Unternehmensleitung oder das Management für die finanziellen und personellen Ressourcen. Es stattet die Projektleitung mit den notwendigen Handlungsvollmachten aus.

Tipp 3: aussagekräftiges Lastenheft erstellen

In der Konzeptionsphase wird das Lastenheft erstellt. Es ist wichtig, dass die Ziele des CAFM-Systems definiert und niedergeschrieben werden. 

Weiterhin werden die FM-Anwendungsbereiche, also die Prozesse, die mit Hilfe des CAFM-Systems unterstützt werden sollen, festgelegt. Zu den gängigsten FM-Anwendungsbereichen gehören bspw. die Instandhaltung, die Reinigung und das Umzugsmanagement. Alle FM-Anwendungsbereiche sind entsprechend der Wichtigkeit zu priorisieren. 

Aus den FM-Anwendungsbereichen werden dann üblicherweise die Funktionen des CAFM-Systems abgeleitet. (Zusatztipp: Der Funktionsumfang von CAFM-Systemen wird gut in dem CAFM-Zertifizierungssystem der GEFMA (Richtlinie 444) beschrieben)

Eines der wichtigsten Bestandteile des CAFM-Lastenheftes ist die Analyse der FM-Prozesse. Die Prozesse sind hinsichtlich Ablauf, Qualität und Kosten zu analysieren. Weiterhin wird festgelegt, an welchen Stellen im Prozess das CAFM-System unterstützen soll. 

Die gegenwärtige IT-Umgebung wird ebenfalls in dem Lastenheft beschrieben. Das ist wichtig, um Schnittstellen zu anderen Systemen sowie die Anforderungen an das zukünftige CAFM-System zu definieren.  

Tipp 4: Wirtschaftlichkeitsberechnung durchführen

Die Einführung eines CAFM-Systems ist mit hohen Kosten verbunden. Laut dem CAFM-Trendreport von 2017 liegt gut die Hälfte aller Neuaufträge über einen Auftragswert von 50.000 Euro. Je nach Projektgröße und -komplexität sind auch Kosten von über 100.000 € nicht selten. Auch für die jährlichen Betriebskosten sollten zwischen 5.000 € und 10.000 € pro Jahr eingeplant werden. 

Bei Kosten in dieser Höhe sollte natürlich der Nutzeffekt in einem angemessenen Verhältnis stehen. Das CAFM-System sollte also wirtschaftlich sein. Hierzu bietet die GEFMA-Richtlinie 460 “Wirtschaftlichkeit von CAFM-Systemen” ein gutes und praktikables Berechnungsmodell. Dabei wird die Rentabilität oder der ROI (Return of Investment) beschrieben. Dieser Vergleicht den Gewinn aus einer Investition mit dem Kapitaleinsatzes. 

Tipp 5: Ein repräsentatives Pilotprojekt einführen

Vor dem finalen Ausrollen des CAFM-Systems sollte ein Pilotprojekt durchgeführt werden. Hierbei ist ein repräsentatives Gebäude oder ein Gebäudeteil zu wählen. Mit dem Pilotprojekt sollten die folgenden Ziele verfolgt werden:

• Anpassbarkeit der Software überprüfen
• Umfang der IT-Unterstützung feststellen
• Nutzbarkeit der verfügbaren Daten überprüfen
• Umfang der Datennacherfassung bestimmen
• Funktionsfähigkeit der Schnittstellen zu anderen IT-Systemen feststellen
• Entscheidung über die weitere Vorgehensweise treffen

Zusammenfassung

Meine fünf Tipps zur erfolgreichen Einführung eines CAFM-Systems sowie meine Roadmap stehen euch hier zum Download im .mmap-Format sowie als HTML-Version zur Verfügung:

Mich interessiert eure Meinung zur Einführung von CAFM-Systemen. Arbeitet Ihr grade an der Einführung? Habt ihr weitere Tipps oder benötigt ihr noch Informationen? Schreibt mir gerne in den Kommentaren oder direkt eine Nachricht. Ich freue mich auf eure Anmerkungen.

Quelle Titelbild: pixabay.com